CR réu d’avancement Haxe conf du 12 mars

CR réu d’avancement Haxe conf du 12 mars

Pour les Tee-Shirts :

Tee-shirt “Haxe” :
- 75 tee-shirts
- 1 tee-shirt offert par speaker
- le reste des tee-shirts vendus à 15 €

Tee-shirt “Silex Labs”
- 100 tee-shirts
- 1 tee-shirt offert par speaker
- le reste des tee-shirts vendus à 15 €

A noter : la vente d’un tee-shirt Silex Labs est associé de fait à une adhésion – il faut donc penser à faire remplir le bulletin d’adhésion au moment de la vente (sommes nous ok sur ce point ?)

* Les 2 tee-shirts (Silex Labs et Haxe) doivent être remis aux speakers le samedi matin lors du check in
* La vente des tee-shirts commencera le samedi fin de matinée et finira le dimanche à la fin des conf (prévoir un petit stand d’installation)
* Le règlement des tee-shirts ne se fait qu’en espèces ou chèques

Pour la journée du vendredi :

Une permanence doit être mise en place avec les personnes suivantes : Chloé, Rémi, Raph, Pol, Alex et Isa

Pour le matin :

- accueil des personnes arrivant dans la matinée
- les orienter vers la salle informatique du bas

Pour l’après-midi :

- organiser des groupes “touristiques” avec des départs réguliers (par ex. 14h départ pour les champs élysées – 15h30 départ pour le musée du louvre – etc…)

> To do : dresser une liste des activités possibles (pol et isa) + mettre en place un planning pour les différentes activités en y associant un chef de file

Pour le soir :

- organiser (éventuellement) des groupes “paris by night” avec plusieurs possibilités de soirées

> To do : dresser une petite liste avec 2/3 soirées en option + associer un chef de file à chaque soirée

Pour le samedi

Matin :

- Check in de 8h00 à 9h00 avec un check in en 3 étapes (1 personne par étape) :
1- check in des participants à partir du listing papier + eventbrite
2- brief des participants avec entre autres la remise des numéros utiles + infos pratiques
3- signature des bulletins d’adhésion puis remise de la carte de visite, remise du badge et de l’invitation pour la soirée

> To do (Isa) : envoyer un mail à nicolas cannasse + david peek pour modif du schedule

- Petit déjeuner en place pour l’ouverture qui s’effectuera en simultané avec le check in
- Ouverture du stand tee-shirts

Midi :

- Déjeuner libre pouvant se répartir par petit groupe sur la base des infos pratiques données (liste des différents “restos” aux alentours)

Soir :

- Organiser des groupes de départ pour la soirée (par ex. 19h30 – 19h45 – 20h – 20h15)

> To do : définir les heures de départ + chefs de file

Tout au long de la journée :

- Gestion du stand tee-shirt
- Mise à disposition du livre d’or intercatif (cf iPad)

> To do : créer la page “livre d’or / testimoniaux”

Pour le dimanche

Matin :

- Check in de 8h30 à 9h30 (voir selon le nombre de personnes présentes la veille si on garde les 3 étapes ou non)

> To do (Isa) : envoyer un mail à nicolas cannasse + david peek pour modif du schedule

- Petit déjeuner en place pour l’ouverture qui s’effectuera en simultané avec le check in
- Ouverture du stand tee-shirts

Midi :

- Déjeuner libre pouvant se répartir par petit groupe sur la base des infos pratiques données (liste des différents “restos” aux alentours)

Soir :

- organiser (éventuellement) des groupes “paris by night” avec plusieurs possibilités de soirées

Tout au long de la journée :

- Gestion du stand tee-shirt
- Mise à disposition du livre d’or intercatif (cf iPad)

> To do : créer la page “livre d’or / testimoniaux”

Pour le lundi :

Pour le matin :

- mise à dispo de la salle informatique du bas

Pour l’après-midi :

- organiser des groupes “touristiques” avec des départs réguliers (par ex. 14h départ pour les champs élysées – 15h30 départ pour le musée du louvre – etc…)

> To do : dresser une liste des activités possibles (pol et isa) + mettre en place un planning pour les différentes activités en y associant un chef de file

Pour le soir :

- organiser (éventuellement) des groupes “paris by night” avec plusieurs possibilités de soirées

> To do : dresser une petite liste avec 2/3 soirées en option + associer un chef de file à chaque soirée

TO DO LIST Finale :

- URGENT : envoi du mail à Damien pour tt ce qui concerne nos demandes de matériel + clefs + heures d’ouverture le vendredi et le lundi
- URGENT : envoi du mail à cannasse pour modif du schedule (isa)
- mise en place du planning par journée
- élaboration des infos pratiques + liste des numéros utiles

Cette liste n’est peut être (même certainement) pas exhaustive – N’hésitez pas à la compléter

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